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《会展全程策划宝典》
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广义的会展包括会议(meeting) ,展览( exhibition) ,奖励旅游
( incentive travel program)、协刽团体组织会议(convention)和节事活
动(events) o
狭义的会展仅包括会议和展览两部分。
1.会议
会议是指一群人为了解决某个共同的问题或以各种各样目的聚集在
一起的活动。
会议有规模大小和持续时间长短之分。会议
几个人到上万人，
而持续时间长短也是因“需”而异的
模大小和与会者的身份不同，
会议可以简单地分为国际会议、
和国内会议。国际会议一般是指与会总人数在50名以上
表占2。%以上的会议。
会议的具体形式有大会、年会、例会、
等等。
专门会议
(1)大会(assembly)。大会是指一个协会、俱乐部
的正式全体会议。参加者以其成员为主，
策、内部选择、同意预算、财务计划等。
及地点定期举行，也有一定的会议程序。
其目的在于决定立法方
所以，大会通常在固定的时间
(2)年会、例会(convention )。年会是会议领域最常见的字眼，
指就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学
或技术等领域。当今的年会通常包括一次全体会议(general session)
和几个小组会议。年会可单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周
期性的，最常见的周期是一年一次。年会常有的内容是市场分析报告、
介绍新产品和筹划公司策划等。在美国，年会通常是指工商界的大型的
全国甚至国际集会，包括研讨会、商业展览或两者兼具。
(3)专门会议(conference)。专门会议几乎与年会相同，通常有
许多与会者参加讨论并参与活动。“年会”这一字眼常被贸易界用于一
般性的会议，而专门会议常常是科技界使用的术语，贸易界也使用这个
词。因此，两者没有实际意义上的区别，仅仅是用语习惯不同而已。专
门会议的议题通常涉及具体问题并就其展开讨论，可以召开小组会，也
可以只开大会。
(4)代表会议(congress) o“代表会议”一词常被欧洲人和国际性，
会议使用。在性质上
，代表会议是与专门会议相类似的活动，并
词在美国被用来指立法机构。
代表会议的与会者数量参差不齐
(5)讲座(lecture)。讲座是一种比较正式或者说组织较为
活动，通常由一位专家单独做示范，会后有时安排听众提问，讲座规模
的大小不定。
(6)论坛(forum )。论坛的特点是反复深人的讨论。一般由小组
组长或者演讲者来主持，与会者的身份均要求先被认可，其过程一般由
一位会议主席(moae,etor)主持，有不少听众参与其中，各种各样的
问题分别由小组组长和听众提出并讨论。两个或更多的发言人可以就各
自的不同意见向听众而不是向对方进行阐述，再进行反复的讨论，最后
由会议主席下结论。
(7)专题学术讨论会(symposium)。专题学术讨论会是由某一领
域内的专家组成的集会，他们就某一特定主题请专家发表论文，并共同
就问题加以讨论并提出建议。专题学术讨论会与论坛相类似，参与人数
较多，会期在2-3天左右，进行方式比论坛更为正规。专题学术讨论
会的典型特点是一些个人或者专门小组要做示范讲解，一定数量的听众
会参与讨论，但是相对论坛而言，会议中较少有与会者进行观点和意见
的交流。
(8)研讨会(seminar)。指一群(10-15位)具有不同技术但有
共同特定兴趣的专家，借一次或一系列的集会来达到训练或学习目的的
进修会。与其他类型的会议相比，研讨会通常有充分的参与性，在这一
点上，与那种有一个或更多个主讲人站在讲台上向听众示范的模式非常
不同，它是由一位主持人(discussion leader)协调各方，这种模式适用
于相对小型的团体。
(9)讨论会(workshop)。讨论会要求各小组参加全体会议，就专
项问题或任务进行讨论，参加者互相互练，交流知识，技能以及对问题
的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来，
通常被用来进行技能培训和训练。
(11 )讨论分析会(clinic)。讨论分析会常用于培训项目，就某一
课题进行指导和操练，其形式基本以小组为主。
(11)静修会(retreat )。静修会通常是小型会议，一般在边远地区
召开，其目的要么是为了增进了解和友谊，要么是集中进行策划工作，
要么纯粹为“寻找清净”。
(12)座谈(panel discussion)。由一位会议主席主持，另由
专家为小组成员(panelist)针对专门课题提出观点进行座谈。
员之间、主要发言人与组员之间都要进行讨论。
2.展览会
展览会，有时简称展览，它是一种具有一定规模、定期在固定场所
举办、参会人员来自不同地方的有组织的商业聚会。
展览会根据展览目的的不同大致可分为非营利性展览会和商业性展
览会。非营利性展览会最大的特点是展示和信息交流，不进行交易。商
业性展览会最大的特点就是在最短的时间和最小的空间里，用最少的成
本做最大的生意。
商业性展览会又可以根据展览的内容、展览的性质、所属的行业、
开放对象以及展览规模、时间、地点等不同
，分为如下各类:
(1)根据展览内容不同，可分为综合展览会和专业展览会。
综合展览会是指向专业公众开放、以展示和交易多种行业和产品为
内容的展览会。如我国每年4月和10月在广州举办的“中国出口商品
交易会”(简称“广交会，’)和每年3月初在上海举办的“华东进出口
商品交易会”(简称“华交会”)。这类展览会既展出工业品，也展出消
费品;既吸引工商业人士，也吸引消费者。这种大型综合展览会能比较
全面地反映经济或工业的发展状况及实力，又有良好的展览经济效应和
地方经济效应。因此，地方政府、展览公司、展览场馆都希望举办这种
大型综合展览会。专业展览会是指一般向某一行业的专业观众开放、以
一个或多个相关的行业为主题、展示与交易并重的展览会，如每年春季
在上海举办的“上海国际汽车工业展览会”(简称“上海国际汽车
展”)。专业展览会的最大特点是常常会举办各种讨论会、报告会，用
以介绍新产品、新技术等。
(2)根据开放对象不同，可分为贸易展览和消费者展览。
贸易展览是针对行业开放的展览。具体来讲，它是为产业即制造
业、商业等行业举办的展览，展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。
贸易展览只向某些特定行业的公司开放，而不面向公众
在批发业务上，所以参展商主要是中间商或批发商，参观者必须在登记
时证明自己的准人资格。他们通常是某一行业或商业协会的成员，_并必。
须出示该行业的职业身份证明。卜
贸易展览平均每年或每半年召开一次，持续3-4天(有时也会延
长至7一天)，通常同时召开会议，举办的日期、地点相对稳定，有规
律。一些效益好、名气大的展览会的举办计划往往会排到几年以后，一申
请参展需要排队等候。贸易展览会限制参展企业的行业，不对口的公司
一般不允许参加展览。参展企业可以是行业内的制造商、贸易商、批发
商、经销商、代理商或咨询服务公司，参观者主要是对口的贸易公司人
员。贸易展览会的组织者大都是经过挑选并经过特殊途径(直接发函
等)邀请来的目标观众，他们通过登记入场，一般不接待公众参观，
重视观众的质量。贸易展览会的优势是观众对口、推销成本低，宣传影
响大、接近市场等。贸易展览会的成功举办需要明确的目的、有效的计
划和科学的管理。
消费者展览是对公众开放的展览。参观者支付人场费用，参展商
直接向公众出售产品。消费者展览基本上都展出消费品，目的主要是
直接销售，因此，这是一种零售交易。这种展览代表了以消费者为导
向的公司日益增长的市场，参观者可以直接将所购产品带回家。公司
在展览的同时推出新产品，并努力提高公司的知名度，这已经成为一
种趋势。大多数消费者展览都在周末举行，持续3-4天(如周四开
始，周末结束)。
常见的消费者展览包括家庭花园用具、船艇、鲜花和汽车展览。大
型商品如船艇、汽车等往往需要更多时间来准备和撤除，一般3--4夫
准备，2-7天撤除，而小型展览只需1天准备，1天撤除。-
(3)根据展览内容划分，有横向展览和纵向展览之分。
横向展览强调所有产品来自同一行业。例如五金展览中，
陈列的
钉、锤、园艺工具、电器、篱笆、割草机等，
广一些，如食品及录像机租赁、摩托车机油、
而杂货展览包含的
食品加工器具、针织品，
化妆品等。
横向展览的优点在于:①参观者可以选购品种繁多、覆盖面广的粼
品;②一般情况下由于可以出售最多的摊位，利润较高;③参观者更到
样，数量大;④横向展览往往是一年中某一行业最重要的和最大的
展览。
横向展览的缺点在于:①面对过多产品消费者可能会不知所措，特
别是在布局不当或缺乏良好组织的情况下;②规模过大，许多参观者因
疲劳而可能放弃参观所有产品;③尽管参展商数量庞大，但某一类型产
品数量可能较少，消费者难以就某种产品做比较。
纵向展览强调具体行业的某一产品，如金属器具展销可能只提供钉万
子和锤子，但会展出各种类型的钉子和锤子以及相关的产品;而对于纵二
向的杂货展览来说，也许只展览水果。
纵向展览的优点为:①参观者可对多家公司及同种产品做比较;②’、
规模较小，便于参观，顾客可以参观完全部产品且不易因产品过多而感_
到困惑。
纵向展览的缺点为:①产品种类有限，只吸引较少参观者;②业务
量小，摊位出售少，产品销售少，利润也少。
(4)根据展览规模可分为国际、国家、地区、地方展，以及单个
公司的独家展。
这里的规模是指参展企业和参观者的代表区域规模而不是展览场地
规模。不同规模的展览有不同的特色和优势。少笼‘
国际展览，通常被称做交易会(trade shows)，它是在固定的
规定日期和期限内举行的由若干国内外参展商参与的展览会，一
内展览持续的时间要长。它不仅有国际参展商，还有国际观众，
商间、参展商与观众间、组织者与参展商间、观众间，商标与信息
动的、双向的。整个展会反映的是整个行业的整体发展状况，具有
的市场价值。它为各国提供了一个大舞台以便推销出口产品，所以
国视为推销本国产品、出口本国产品的有效方式。简而言之，国际
是集贸易、信息、投资、服务为一体的系统的现代经济形式和社会
活动。
国际展览局在其公约中规定了国际展览会的标准
:20%以上
企业来自国外;20%以上的观众来自国外;20%的宣传费用的使用在国
外。符合这样的标准就可称为“国际展览会”。
另外，通过国际展览权威机构一国际博览会联盟((UFI)认证的卜
展览会才能称得上重要的国际性展览会。中国取得UFI认证的展览会为
30个左右，其中，香港有17个，上海有4个半。要获得认证，需在国
际参展商比例、海外观众、展览面积等指标方面达到一定标准。
世界博览会是全球最高级的国际展览会，它不同于一般的贸易促销
和经济招商的展览会，是各国动员全国力量，全方位展示本国社会、经
济、文化成就和发展前景的最好机会。举办世界博览会，不仅能给参展
国家带来发展机遇，促进经济发展，而且能给举办国创造巨大的经济效
益和社会效益，提升举办国的知名度，促进社会的繁荣和进步。因此，
世界博览会一直是世界各国争相承办的大型国际展览会。
地方展览会一般规模不大，主要是以当地观众为主。但参展企业可
能是这一地区以外的，甚至是国外的。地方展览会的费用相对较低，但
是观众水平并不一定低。地方展览会可以为中小企业提供与潜在客户直
接接触以及与大企业进行公平竞争的机会。
独家展览会是由单个公司为其产品或服务举办的展览会，独家展览
会的好处是公司可以自行选择展览的时间、地点和观众等。公司还可以
充分发挥设计能力，制造特殊展览效果，不受常规展览会的规定和限
制，而且独家展览会的费用一般比较低。独家展览是一种迅速发展的展
览形式，它大多在酒店、宾馆内举行，一些大规模的独家展览会也在展
览馆举办。这类展览会可与研讨会、报告会、订货会等结合起来，可以
设展厅，常设展厅里除了陈列产品之外，还可以安排操作、测试，
展览公司的历史、发展前景、
重大成就等内容。常设展厅能起到市
销、公共关系、信息交流、培训员工等作用。
(5)按展览时间可分为定期展览和不定期展览。
定期展览会有两年一次、一年一次、一年两次、一年四次等。
不定期展览会一般视需要和条件举办，分长期和短期。长期
以是三个月、半年，甚至常设;短期展览一般不超过一个月。
(6)按展览场地可分为固定展览和流动展览。
固定展览是在专用展览场馆举办，展览场馆又分为室内场馆和
场馆。室内场馆多用于展览常规展品的展览会，
超大重的展品。
在几个地方轮流举办的展览被称做巡回展。
流动展览是一种使用飞机、轮船、火车、
而室外场馆多用于展
拖车或组合房屋
馆，在不同地点、
较长，几个星期、
或几个公司参展，
不同时间展出内容相同的展览会。流动展览的时间比
几个月或几年。这类展览会规模一般比较小，由一个
展品、展具轻便，内容比较单纯。
3.节事活动
节事活动分为体育运动会、政治性或纪念性庆典和传统喜庆等几种
类型的活动，如奥运会、世界杯、国庆节、建军节和春节、端午节等。
不同的活动要采取不同的形式和礼仪，如联欢晚会、文艺晚会、舞会、
游园、花会、灯会、演讲会、座谈会、报告会、茶话会等。无论采用哪
种形式，举办节事活动都应注意以下一些原则:
(1)活动应灵活、新颖、欢快;
(2)尽量节省开支，防止铺张浪费;
(3)严密组织，保证安全，防止意外;
(4)重大活动可请有关方面领导人参加;
(S)讲话简短、精彩;
(6)政治性庆祝活动应注重宣传报道，以扩大影响，烘托气氛。
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