会展的构成

广义的会展包括会议(meeting) ,展览( exhibition) ,奖励旅游
( k" J( Y" S, L( incentive travel program)、协刽团体组织会议(convention)和节事活
动(events) o
  a) A( R: E4 s# O1 c$ u6 e4 I    狭义的会展仅包括会议和展览两部分。
# k$ Z4 f* `2 C7 `: _" d. t1.会议
会议是指一群人为了解决某个共同的问题或以各种各样目的聚集在
# h5 L# [) L* v" `! k9 c- B一起的活动。
' E; b, [: l+ ]- t9 [+ ]会议有规模大小和持续时间长短之分。会议
3 s9 P$ U) r: |- d* R/ o几个人到上万人，
  \1 c5 ~( d5 r5 X1 R/ x而持续时间长短也是因“需”而异的
. k( \) F4 v$ M模大小和与会者的身份不同，
会议可以简单地分为国际会议、
和国内会议。国际会议一般是指与会总人数在50名以上
表占2。%以上的会议。
    会议的具体形式有大会、年会、例会、
; q: y3 K) v7 v等等。
, W0 Y( w" x+ c' H专门会议
9 z' d( T1 O: S, B9 Q$ W(1)大会(assembly)。大会是指一个协会、俱乐部
的正式全体会议。参加者以其成员为主，
策、内部选择、同意预算、财务计划等。
及地点定期举行，也有一定的会议程序。
其目的在于决定立法方
: f. x' j; J% A; w所以，大会通常在固定的时间
9 }9 Y+ V. P' Y    (2)年会、例会(convention )。年会是会议领域最常见的字眼，
指就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学
9 v; P5 W  K6 w3 c& |6 V9 q! f或技术等领域。当今的年会通常包括一次全体会议(general session)
: Q/ Q- x8 q. i$ t和几个小组会议。年会可单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周
期性的，最常见的周期是一年一次。年会常有的内容是市场分析报告、
: p+ x- e: A5 }介绍新产品和筹划公司策划等。在美国，年会通常是指工商界的大型的
全国甚至国际集会，包括研讨会、商业展览或两者兼具。
    (3)专门会议(conference)。专门会议几乎与年会相同，通常有
许多与会者参加讨论并参与活动。“年会”这一字眼常被贸易界用于一
" x* _7 v4 X- ^+ S& L6 g般性的会议，而专门会议常常是科技界使用的术语，贸易界也使用这个
词。因此，两者没有实际意义上的区别，仅仅是用语习惯不同而已。专
8 o* o) V; A7 l) W# V+ @1 Z门会议的议题通常涉及具体问题并就其展开讨论，可以召开小组会，也
$ q2 }8 }' f/ P, i% B/ ]0 l' ^8 \可以只开大会。
/ Z% B+ _+ c7 L    (4)代表会议(congress) o“代表会议”一词常被欧洲人和国际性，
) e/ L8 j& F1 M- w- l7 b3 ?会议使用。在性质上
9 u# y  W3 ^# S，代表会议是与专门会议相类似的活动，并
词在美国被用来指立法机构。
代表会议的与会者数量参差不齐
  n) i  k5 A9 H0 t" R2 Q" |+ I(5)讲座(lecture)。讲座是一种比较正式或者说组织较为
$ b8 l7 K# a3 P5 h$ s+ c! G活动，通常由一位专家单独做示范，会后有时安排听众提问，讲座规模
3 B/ J# U. p7 U" m9 T* [的大小不定。
2 n) B) n' i8 w. h/ A" A4 V0 q    (6)论坛(forum )。论坛的特点是反复深人的讨论。一般由小组
组长或者演讲者来主持，与会者的身份均要求先被认可，其过程一般由
: ~+ B2 S& K- [/ u* v0 s一位会议主席(moae,etor)主持，有不少听众参与其中，各种各样的
! L2 _9 J. b% q; e问题分别由小组组长和听众提出并讨论。两个或更多的发言人可以就各
自的不同意见向听众而不是向对方进行阐述，再进行反复的讨论，最后
由会议主席下结论。
0 \# X9 v! N3 Y7 I7 p! R; w    (7)专题学术讨论会(symposium)。专题学术讨论会是由某一领
0 |6 W7 {, N! @9 X9 n! W域内的专家组成的集会，他们就某一特定主题请专家发表论文，并共同
就问题加以讨论并提出建议。专题学术讨论会与论坛相类似，参与人数
较多，会期在2-3天左右，进行方式比论坛更为正规。专题学术讨论
! i) q) ^. Z* \6 h1 m! p会的典型特点是一些个人或者专门小组要做示范讲解，一定数量的听众
" h+ k1 ~- y2 \$ {9 w会参与讨论，但是相对论坛而言，会议中较少有与会者进行观点和意见
的交流。
    (8)研讨会(seminar)。指一群(10-15位)具有不同技术但有
共同特定兴趣的专家，借一次或一系列的集会来达到训练或学习目的的
6 e; T% N" e4 u, d- Z) V进修会。与其他类型的会议相比，研讨会通常有充分的参与性，在这一
- r' _/ ]. G- T点上，与那种有一个或更多个主讲人站在讲台上向听众示范的模式非常
0 G4 ?8 X" y/ R! r6 q: x9 Z. @4 [+ P不同，它是由一位主持人(discussion leader)协调各方，这种模式适用
: ~  j- D1 r: r$ a于相对小型的团体。
* ~4 Q. q- s) O3 l& a0 P(9)讨论会(workshop)。讨论会要求各小组参加全体会议，就专
& r1 D  c$ ^. `* H$ Z. [: e8 t项问题或任务进行讨论，参加者互相互练，交流知识，技能以及对问题
的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来，
通常被用来进行技能培训和训练。
; v' x7 m( b: v  _( L3 N2 b6 N    (11 )讨论分析会(clinic)。讨论分析会常用于培训项目，就某一
, u: e+ T) l! u4 v$ n课题进行指导和操练，其形式基本以小组为主。
    (11)静修会(retreat )。静修会通常是小型会议，一般在边远地区
召开，其目的要么是为了增进了解和友谊，要么是集中进行策划工作，
要么纯粹为“寻找清净”。
5 l- g$ D) O* B! v1 f  ?( [    (12)座谈(panel discussion)。由一位会议主席主持，另由
: W" d% ~$ i- u! ]3 a专家为小组成员(panelist)针对专门课题提出观点进行座谈。
员之间、主要发言人与组员之间都要进行讨论。
2.展览会
5 H/ Q+ e: d; e" Q+ {/ N# ^    展览会，有时简称展览，它是一种具有一定规模、定期在固定场所
2 V0 X' O# f" E- i' @' ^' _举办、参会人员来自不同地方的有组织的商业聚会。
5 d3 V6 X3 P- {7 h) e    展览会根据展览目的的不同大致可分为非营利性展览会和商业性展
4 `& W; G3 i, X3 V* J+ `9 T5 x览会。非营利性展览会最大的特点是展示和信息交流，不进行交易。商
业性展览会最大的特点就是在最短的时间和最小的空间里，用最少的成
本做最大的生意。
    商业性展览会又可以根据展览的内容、展览的性质、所属的行业、
/ A6 @0 E# |* k- n8 ~  z开放对象以及展览规模、时间、地点等不同
9 {* c0 j2 E; ?- p; ]，分为如下各类:
(1)根据展览内容不同，可分为综合展览会和专业展览会。
" i, C0 Y  f" R. X+ ^/ {    综合展览会是指向专业公众开放、以展示和交易多种行业和产品为
内容的展览会。如我国每年4月和10月在广州举办的“中国出口商品
交易会”(简称“广交会，’)和每年3月初在上海举办的“华东进出口
* s- J- S" g' L1 {# u商品交易会”(简称“华交会”)。这类展览会既展出工业品，也展出消
费品;既吸引工商业人士，也吸引消费者。这种大型综合展览会能比较
6 l4 ~. n4 C/ a全面地反映经济或工业的发展状况及实力，又有良好的展览经济效应和
! _! @5 {9 L* f, J" }/ T地方经济效应。因此，地方政府、展览公司、展览场馆都希望举办这种
大型综合展览会。专业展览会是指一般向某一行业的专业观众开放、以
一个或多个相关的行业为主题、展示与交易并重的展览会，如每年春季
在上海举办的“上海国际汽车工业展览会”(简称“上海国际汽车
! j0 x$ ?/ T% D! q2 g7 h$ M展”)。专业展览会的最大特点是常常会举办各种讨论会、报告会，用
以介绍新产品、新技术等。
% Z+ m  ]. j4 \/ G8 ]    (2)根据开放对象不同，可分为贸易展览和消费者展览。
% W" N+ Z% T' u: H9 r5 [% s1 Z; q    贸易展览是针对行业开放的展览。具体来讲，它是为产业即制造
业、商业等行业举办的展览，展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。
贸易展览只向某些特定行业的公司开放，而不面向公众
在批发业务上，所以参展商主要是中间商或批发商，参观者必须在登记
时证明自己的准人资格。他们通常是某一行业或商业协会的成员，_并必。
$ i7 t+ N8 |! m$ K( G须出示该行业的职业身份证明。卜
    贸易展览平均每年或每半年召开一次，持续3-4天(有时也会延
$ y3 w& X" [- }+ C9 [5 @" X5 o长至7一天)，通常同时召开会议，举办的日期、地点相对稳定，有规
1 b: X8 ^9 {* r律。一些效益好、名气大的展览会的举办计划往往会排到几年以后，一申
请参展需要排队等候。贸易展览会限制参展企业的行业，不对口的公司
一般不允许参加展览。参展企业可以是行业内的制造商、贸易商、批发
3 z; M, H* j/ ^6 l商、经销商、代理商或咨询服务公司，参观者主要是对口的贸易公司人
8 _% Z( {1 I5 b% P2 z: o员。贸易展览会的组织者大都是经过挑选并经过特殊途径(直接发函
等)邀请来的目标观众，他们通过登记入场，一般不接待公众参观，
* Z( y; l0 z- O" g4 `4 V重视观众的质量。贸易展览会的优势是观众对口、推销成本低，宣传影
响大、接近市场等。贸易展览会的成功举办需要明确的目的、有效的计
  a- k2 n6 g3 ^% s8 a划和科学的管理。
    消费者展览是对公众开放的展览。参观者支付人场费用，参展商
  [" j8 K1 S/ }4 o直接向公众出售产品。消费者展览基本上都展出消费品，目的主要是
直接销售，因此，这是一种零售交易。这种展览代表了以消费者为导
向的公司日益增长的市场，参观者可以直接将所购产品带回家。公司
& D1 Z2 |0 g# W& W2 t在展览的同时推出新产品，并努力提高公司的知名度，这已经成为一
$ O3 ]/ l! w4 Z& p种趋势。大多数消费者展览都在周末举行，持续3-4天(如周四开
7 \; X: |% ~6 ?$ H2 L8 }始，周末结束)。
- e2 d2 z1 f& T! p    常见的消费者展览包括家庭花园用具、船艇、鲜花和汽车展览。大
2 g7 ^/ V( B& f* ?5 ]/ v0 e型商品如船艇、汽车等往往需要更多时间来准备和撤除，一般3--4夫
9 E) F( q8 h- C# D& o' A7 h准备，2-7天撤除，而小型展览只需1天准备，1天撤除。-
$ x+ i: n& e" O9 M% T& u(3)根据展览内容划分，有横向展览和纵向展览之分。
* Z7 m0 E1 H. z# R- f横向展览强调所有产品来自同一行业。例如五金展览中，
9 ?9 w% T4 w! k, N2 y. i! p陈列的
钉、锤、园艺工具、电器、篱笆、割草机等，
广一些，如食品及录像机租赁、摩托车机油、
; {( T: G) E0 k% p% m/ R" }而杂货展览包含的
. w; k3 X  @. T4 z4 {, i食品加工器具、针织品，
: c/ l# `% B# O6 [9 Z, j化妆品等。
4 z- n- d3 ^  {3 a, _4 _    横向展览的优点在于:①参观者可以选购品种繁多、覆盖面广的粼
品;②一般情况下由于可以出售最多的摊位，利润较高;③参观者更到
1 W- P4 O1 K, c" R样，数量大;④横向展览往往是一年中某一行业最重要的和最大的
展览。
$ s; O3 A4 Z0 Z8 l, I9 J    横向展览的缺点在于:①面对过多产品消费者可能会不知所措，特
2 {: f! R. Z# j, D# ?7 ?5 n别是在布局不当或缺乏良好组织的情况下;②规模过大，许多参观者因
$ m. `( c" [5 D. H" H疲劳而可能放弃参观所有产品;③尽管参展商数量庞大，但某一类型产
& o, ~% N) _3 D! y品数量可能较少，消费者难以就某种产品做比较。
    纵向展览强调具体行业的某一产品，如金属器具展销可能只提供钉万
  n) s$ _' n& K/ [% M子和锤子，但会展出各种类型的钉子和锤子以及相关的产品;而对于纵二
2 V9 J1 y7 N2 H# j0 w: g向的杂货展览来说，也许只展览水果。
    纵向展览的优点为:①参观者可对多家公司及同种产品做比较;②’、
: g& ^8 N4 Q2 o4 B& _规模较小，便于参观，顾客可以参观完全部产品且不易因产品过多而感_
到困惑。
    纵向展览的缺点为:①产品种类有限，只吸引较少参观者;②业务
5 d4 C# H: a# T2 {% _量小，摊位出售少，产品销售少，利润也少。
    (4)根据展览规模可分为国际、国家、地区、地方展，以及单个
公司的独家展。
' D  u" G, ]" |6 m! U& R$ Q  这里的规模是指参展企业和参观者的代表区域规模而不是展览场地
4 Q. K) S1 ~5 ^& B4 J. d* ?规模。不同规模的展览有不同的特色和优势。少笼‘
国际展览，通常被称做交易会(trade shows)，它是在固定的
6 c" M* P; G" r规定日期和期限内举行的由若干国内外参展商参与的展览会，一
内展览持续的时间要长。它不仅有国际参展商，还有国际观众，
商间、参展商与观众间、组织者与参展商间、观众间，商标与信息
9 b: D3 K  r) x* C) X9 Q动的、双向的。整个展会反映的是整个行业的整体发展状况，具有
) ]+ {, \% M, e的市场价值。它为各国提供了一个大舞台以便推销出口产品，所以
国视为推销本国产品、出口本国产品的有效方式。简而言之，国际
& r' }) R9 S- C是集贸易、信息、投资、服务为一体的系统的现代经济形式和社会
活动。
    国际展览局在其公约中规定了国际展览会的标准
:20%以上
企业来自国外;20%以上的观众来自国外;20%的宣传费用的使用在国
$ w8 A- p" t: h; D! Z外。符合这样的标准就可称为“国际展览会”。
    另外，通过国际展览权威机构一国际博览会联盟((UFI)认证的卜
5 C: }$ a( n1 c展览会才能称得上重要的国际性展览会。中国取得UFI认证的展览会为
/ I& a0 X, v& w$ b" Q' y5 Y30个左右，其中，香港有17个，上海有4个半。要获得认证，需在国
际参展商比例、海外观众、展览面积等指标方面达到一定标准。
    世界博览会是全球最高级的国际展览会，它不同于一般的贸易促销
和经济招商的展览会，是各国动员全国力量，全方位展示本国社会、经
: V" e! I- S+ X1 v济、文化成就和发展前景的最好机会。举办世界博览会，不仅能给参展
( V1 x$ ^! ?: A; F0 G国家带来发展机遇，促进经济发展，而且能给举办国创造巨大的经济效
2 d! ^: D8 t1 Z6 @' F益和社会效益，提升举办国的知名度，促进社会的繁荣和进步。因此，
世界博览会一直是世界各国争相承办的大型国际展览会。
6 ~7 O/ s1 {1 l* c/ H% l    地方展览会一般规模不大，主要是以当地观众为主。但参展企业可
能是这一地区以外的，甚至是国外的。地方展览会的费用相对较低，但
是观众水平并不一定低。地方展览会可以为中小企业提供与潜在客户直
7 Q- a) v& ^  c3 g8 y, C' \7 h接接触以及与大企业进行公平竞争的机会。
    独家展览会是由单个公司为其产品或服务举办的展览会，独家展览
会的好处是公司可以自行选择展览的时间、地点和观众等。公司还可以
充分发挥设计能力，制造特殊展览效果，不受常规展览会的规定和限
$ o9 j' ^/ D/ @; c# @$ N" b- ^制，而且独家展览会的费用一般比较低。独家展览是一种迅速发展的展
* p0 E; ?6 O4 |览形式，它大多在酒店、宾馆内举行，一些大规模的独家展览会也在展
4 `( g4 l3 ~, ~览馆举办。这类展览会可与研讨会、报告会、订货会等结合起来，可以
设展厅，常设展厅里除了陈列产品之外，还可以安排操作、测试，
9 z# ^- W4 O& A5 N7 s展览公司的历史、发展前景、
重大成就等内容。常设展厅能起到市
销、公共关系、信息交流、培训员工等作用。
8 O% y# y: x# R( x# w) a    (5)按展览时间可分为定期展览和不定期展览。
4 ^) S" C& p1 b2 {1 O5 n( t    定期展览会有两年一次、一年一次、一年两次、一年四次等。
不定期展览会一般视需要和条件举办，分长期和短期。长期
5 d7 H0 R9 _5 }! @8 Z2 w6 \8 @) b以是三个月、半年，甚至常设;短期展览一般不超过一个月。
* }6 u- n5 g0 [8 r! C! K2 I    (6)按展览场地可分为固定展览和流动展览。
固定展览是在专用展览场馆举办，展览场馆又分为室内场馆和
场馆。室内场馆多用于展览常规展品的展览会，
超大重的展品。
" n! [2 Y3 }, Y2 T# d6 Q$ M    在几个地方轮流举办的展览被称做巡回展。
5 A. J) F* [- z2 ^    流动展览是一种使用飞机、轮船、火车、
$ ~8 N; c: v( Z2 D! |+ _, k$ n而室外场馆多用于展
拖车或组合房屋
馆，在不同地点、
较长，几个星期、
或几个公司参展，
不同时间展出内容相同的展览会。流动展览的时间比
/ B- s- Z, [4 J4 K) X几个月或几年。这类展览会规模一般比较小，由一个
展品、展具轻便，内容比较单纯。
0 g" h3 T, n! ~+ G! [8 s1 V3.节事活动
    节事活动分为体育运动会、政治性或纪念性庆典和传统喜庆等几种
8 e- I# I6 p: u, C类型的活动，如奥运会、世界杯、国庆节、建军节和春节、端午节等。
不同的活动要采取不同的形式和礼仪，如联欢晚会、文艺晚会、舞会、
游园、花会、灯会、演讲会、座谈会、报告会、茶话会等。无论采用哪
种形式，举办节事活动都应注意以下一些原则:
: C$ N8 O  U# V( Y" d, L    (1)活动应灵活、新颖、欢快;
    (2)尽量节省开支，防止铺张浪费;
/ @1 N# k$ y$ \. O3 v4 d& i5 \    (3)严密组织，保证安全，防止意外;
2 p* H2 P6 \" R5 F* y+ {    (4)重大活动可请有关方面领导人参加;
    (S)讲话简短、精彩;
  [6 t/ T% ]. n# z- Z    (6)政治性庆祝活动应注重宣传报道，以扩大影响，烘托气氛。