会展的构成

广义的会展包括会议(meeting) ,展览( exhibition) ,奖励旅游
& z, Y0 E0 S* w( incentive travel program)、协刽团体组织会议(convention)和节事活
动(events) o
    狭义的会展仅包括会议和展览两部分。
1 i0 }3 i% s3 y) p: B1.会议
会议是指一群人为了解决某个共同的问题或以各种各样目的聚集在
  `0 ?. c7 ^/ X4 j6 F% S6 b2 I一起的活动。
会议有规模大小和持续时间长短之分。会议
几个人到上万人，
而持续时间长短也是因“需”而异的
3 l' |3 R- c+ p模大小和与会者的身份不同，
会议可以简单地分为国际会议、
( f: u+ {9 i4 Y* D2 Q0 W/ m' K和国内会议。国际会议一般是指与会总人数在50名以上
+ ~8 p9 @# B+ ^表占2。%以上的会议。
    会议的具体形式有大会、年会、例会、
  z' b# S+ E+ P- b5 @7 g, R- |% i等等。
- @: t5 T: M( m: V/ r: J& q) A专门会议
(1)大会(assembly)。大会是指一个协会、俱乐部
的正式全体会议。参加者以其成员为主，
策、内部选择、同意预算、财务计划等。
及地点定期举行，也有一定的会议程序。
. X! R# ^( S; m0 a! ?1 x( g其目的在于决定立法方
: ]/ E0 X, ?! A+ d/ L7 p所以，大会通常在固定的时间
1 y: H: n) [+ _" Q    (2)年会、例会(convention )。年会是会议领域最常见的字眼，
指就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学
4 a( \9 _1 B* J  r或技术等领域。当今的年会通常包括一次全体会议(general session)
  G5 h. ^' J& `! q1 M9 P3 W和几个小组会议。年会可单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周
& K4 }* p# x1 w  t; N期性的，最常见的周期是一年一次。年会常有的内容是市场分析报告、
介绍新产品和筹划公司策划等。在美国，年会通常是指工商界的大型的
全国甚至国际集会，包括研讨会、商业展览或两者兼具。
: j! e( R2 D  Y6 p$ d    (3)专门会议(conference)。专门会议几乎与年会相同，通常有
许多与会者参加讨论并参与活动。“年会”这一字眼常被贸易界用于一
. `2 B" h- M" H) ?% K) P- V3 O& L' `9 g般性的会议，而专门会议常常是科技界使用的术语，贸易界也使用这个
# @2 @' t3 E7 x, F: h# |" X词。因此，两者没有实际意义上的区别，仅仅是用语习惯不同而已。专
门会议的议题通常涉及具体问题并就其展开讨论，可以召开小组会，也
  V) x5 z' Z; @6 d, |2 D可以只开大会。
' x( y5 \" S  v0 \  w  D: U    (4)代表会议(congress) o“代表会议”一词常被欧洲人和国际性，
会议使用。在性质上
，代表会议是与专门会议相类似的活动，并
$ J' f) J* c/ X( S( O7 o9 h0 }词在美国被用来指立法机构。
3 {5 w% G" @/ K& r1 o$ h( ~, N代表会议的与会者数量参差不齐
$ ?5 [  B0 n% u% x4 \(5)讲座(lecture)。讲座是一种比较正式或者说组织较为
活动，通常由一位专家单独做示范，会后有时安排听众提问，讲座规模
8 |/ f5 N) F: [0 _0 B0 b* m: p% }1 a的大小不定。
    (6)论坛(forum )。论坛的特点是反复深人的讨论。一般由小组
组长或者演讲者来主持，与会者的身份均要求先被认可，其过程一般由
一位会议主席(moae,etor)主持，有不少听众参与其中，各种各样的
) H1 e4 f+ g$ e- M8 d问题分别由小组组长和听众提出并讨论。两个或更多的发言人可以就各
. Y0 e! c4 L1 D/ e$ a自的不同意见向听众而不是向对方进行阐述，再进行反复的讨论，最后
由会议主席下结论。
    (7)专题学术讨论会(symposium)。专题学术讨论会是由某一领
- m; m. x6 {1 a. z% X) O+ _1 ]域内的专家组成的集会，他们就某一特定主题请专家发表论文，并共同
3 t1 H, z# _' [1 d0 L! r  Z就问题加以讨论并提出建议。专题学术讨论会与论坛相类似，参与人数
较多，会期在2-3天左右，进行方式比论坛更为正规。专题学术讨论
8 H7 y+ \5 z, _" A6 n8 D会的典型特点是一些个人或者专门小组要做示范讲解，一定数量的听众
5 v. |6 u! m6 X, N9 n2 A! R* G* }会参与讨论，但是相对论坛而言，会议中较少有与会者进行观点和意见
  P1 _* l, ^6 c8 x% `9 i& R的交流。
    (8)研讨会(seminar)。指一群(10-15位)具有不同技术但有
+ z' t# U$ q0 H1 P- j5 ?) s; J0 ^共同特定兴趣的专家，借一次或一系列的集会来达到训练或学习目的的
进修会。与其他类型的会议相比，研讨会通常有充分的参与性，在这一
点上，与那种有一个或更多个主讲人站在讲台上向听众示范的模式非常
& Y1 U7 B3 T, r) @7 x2 G9 \不同，它是由一位主持人(discussion leader)协调各方，这种模式适用
于相对小型的团体。
( ^$ x3 l2 K" m3 H8 s* I: e. O9 N(9)讨论会(workshop)。讨论会要求各小组参加全体会议，就专
" F: w1 L' b+ V; a项问题或任务进行讨论，参加者互相互练，交流知识，技能以及对问题
的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来，
; s7 D* O2 r/ ^- y! x9 m5 D' `通常被用来进行技能培训和训练。
    (11 )讨论分析会(clinic)。讨论分析会常用于培训项目，就某一
课题进行指导和操练，其形式基本以小组为主。
- H/ u; v$ \. O7 V, d    (11)静修会(retreat )。静修会通常是小型会议，一般在边远地区
召开，其目的要么是为了增进了解和友谊，要么是集中进行策划工作，
要么纯粹为“寻找清净”。
) i8 l. E( z( s+ ]4 P7 U! D    (12)座谈(panel discussion)。由一位会议主席主持，另由
专家为小组成员(panelist)针对专门课题提出观点进行座谈。
6 S, ^4 ?/ ~$ K) P4 S员之间、主要发言人与组员之间都要进行讨论。
" m: s! [; X8 {% A- _8 Y* `. V2.展览会
; `# {* V! l" G1 Z. W$ \& m  a    展览会，有时简称展览，它是一种具有一定规模、定期在固定场所
举办、参会人员来自不同地方的有组织的商业聚会。
; p) r3 s8 n9 R6 r: T! J    展览会根据展览目的的不同大致可分为非营利性展览会和商业性展
6 n) y" I/ m: ^& J; L+ [% Y览会。非营利性展览会最大的特点是展示和信息交流，不进行交易。商
业性展览会最大的特点就是在最短的时间和最小的空间里，用最少的成
  [( ~6 b3 x( p5 o" z本做最大的生意。
$ U( S0 G% O& r4 e4 W9 L' ~; U    商业性展览会又可以根据展览的内容、展览的性质、所属的行业、
& K! {2 L! B; G" G开放对象以及展览规模、时间、地点等不同
# c3 N0 k* o$ j9 ^3 x3 y* U，分为如下各类:
(1)根据展览内容不同，可分为综合展览会和专业展览会。
    综合展览会是指向专业公众开放、以展示和交易多种行业和产品为
! w) z8 e- K. F5 l内容的展览会。如我国每年4月和10月在广州举办的“中国出口商品
9 ]9 W. X8 r# v' q% p交易会”(简称“广交会，’)和每年3月初在上海举办的“华东进出口
商品交易会”(简称“华交会”)。这类展览会既展出工业品，也展出消
1 V& t, T2 B. P5 C' |( C- w费品;既吸引工商业人士，也吸引消费者。这种大型综合展览会能比较
全面地反映经济或工业的发展状况及实力，又有良好的展览经济效应和
" M5 f$ {& Y; Y* n地方经济效应。因此，地方政府、展览公司、展览场馆都希望举办这种
大型综合展览会。专业展览会是指一般向某一行业的专业观众开放、以
一个或多个相关的行业为主题、展示与交易并重的展览会，如每年春季
在上海举办的“上海国际汽车工业展览会”(简称“上海国际汽车
6 C/ p3 l, q3 p9 J. a展”)。专业展览会的最大特点是常常会举办各种讨论会、报告会，用
5 o. N: r+ I4 u3 R$ \以介绍新产品、新技术等。
    (2)根据开放对象不同，可分为贸易展览和消费者展览。
    贸易展览是针对行业开放的展览。具体来讲，它是为产业即制造
2 d. q2 D+ ]* d业、商业等行业举办的展览，展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。
贸易展览只向某些特定行业的公司开放，而不面向公众
在批发业务上，所以参展商主要是中间商或批发商，参观者必须在登记
时证明自己的准人资格。他们通常是某一行业或商业协会的成员，_并必。
须出示该行业的职业身份证明。卜
    贸易展览平均每年或每半年召开一次，持续3-4天(有时也会延
长至7一天)，通常同时召开会议，举办的日期、地点相对稳定，有规
# z+ c; j+ W' [, ]  K律。一些效益好、名气大的展览会的举办计划往往会排到几年以后，一申
% N: H' a3 N+ y9 Q请参展需要排队等候。贸易展览会限制参展企业的行业，不对口的公司
1 g, m9 y3 |. w/ e  V0 B( g一般不允许参加展览。参展企业可以是行业内的制造商、贸易商、批发
商、经销商、代理商或咨询服务公司，参观者主要是对口的贸易公司人
5 V& F% U0 p7 `- r员。贸易展览会的组织者大都是经过挑选并经过特殊途径(直接发函
1 S$ \4 i0 J) C, Q等)邀请来的目标观众，他们通过登记入场，一般不接待公众参观，
重视观众的质量。贸易展览会的优势是观众对口、推销成本低，宣传影
& u- ^& r) m. U* q: ]% {响大、接近市场等。贸易展览会的成功举办需要明确的目的、有效的计
4 k" d6 k( q8 r) e划和科学的管理。
    消费者展览是对公众开放的展览。参观者支付人场费用，参展商
直接向公众出售产品。消费者展览基本上都展出消费品，目的主要是
直接销售，因此，这是一种零售交易。这种展览代表了以消费者为导
  I! F! M4 R, K% b向的公司日益增长的市场，参观者可以直接将所购产品带回家。公司
在展览的同时推出新产品，并努力提高公司的知名度，这已经成为一
8 V6 X1 W! R( J: ?. y% ?( J种趋势。大多数消费者展览都在周末举行，持续3-4天(如周四开
1 s+ P( J' p  L8 C! j始，周末结束)。
: H  |/ }' e% q2 H    常见的消费者展览包括家庭花园用具、船艇、鲜花和汽车展览。大
型商品如船艇、汽车等往往需要更多时间来准备和撤除，一般3--4夫
准备，2-7天撤除，而小型展览只需1天准备，1天撤除。-
2 Z( G- k5 P* S6 Q+ ?/ v6 a(3)根据展览内容划分，有横向展览和纵向展览之分。
( \( o* m' @: U! c. ^1 n! [$ |横向展览强调所有产品来自同一行业。例如五金展览中，
1 s1 Y! Z" s6 K: i陈列的
2 ]/ x* a6 Z4 ~% X: y# ]钉、锤、园艺工具、电器、篱笆、割草机等，
; ?8 `9 ^! j2 p  K* ~, p& i/ @广一些，如食品及录像机租赁、摩托车机油、
而杂货展览包含的
$ }3 G& z& l* r! S$ T- h" V% \食品加工器具、针织品，
化妆品等。
    横向展览的优点在于:①参观者可以选购品种繁多、覆盖面广的粼
9 }# C. \! U$ t& W品;②一般情况下由于可以出售最多的摊位，利润较高;③参观者更到
样，数量大;④横向展览往往是一年中某一行业最重要的和最大的
* g/ l2 e/ w& ?3 ?. K3 I+ ^* ~) G展览。
. x0 r* B1 H- t8 q* a0 B% }; |    横向展览的缺点在于:①面对过多产品消费者可能会不知所措，特
: s6 c- d. ?0 t1 r别是在布局不当或缺乏良好组织的情况下;②规模过大，许多参观者因
8 {5 y" ^5 Z+ _/ w& i+ G; H疲劳而可能放弃参观所有产品;③尽管参展商数量庞大，但某一类型产
品数量可能较少，消费者难以就某种产品做比较。
    纵向展览强调具体行业的某一产品，如金属器具展销可能只提供钉万
子和锤子，但会展出各种类型的钉子和锤子以及相关的产品;而对于纵二
向的杂货展览来说，也许只展览水果。
    纵向展览的优点为:①参观者可对多家公司及同种产品做比较;②’、
9 T) A1 E: r+ f  D' I3 y! @规模较小，便于参观，顾客可以参观完全部产品且不易因产品过多而感_
到困惑。
. {# u' e5 L  w4 q8 O- H! G    纵向展览的缺点为:①产品种类有限，只吸引较少参观者;②业务
量小，摊位出售少，产品销售少，利润也少。
    (4)根据展览规模可分为国际、国家、地区、地方展，以及单个
; a, Z* e2 L: l$ q+ b8 n# y公司的独家展。
  这里的规模是指参展企业和参观者的代表区域规模而不是展览场地
' N8 L. S) {& y5 g0 {* q( w5 Y规模。不同规模的展览有不同的特色和优势。少笼‘
1 @3 b) H' Q$ ^1 X1 v4 C% _( R国际展览，通常被称做交易会(trade shows)，它是在固定的
6 p" U/ Z$ F2 e5 d) E+ E3 @规定日期和期限内举行的由若干国内外参展商参与的展览会，一
: |& n1 X/ D+ I2 d内展览持续的时间要长。它不仅有国际参展商，还有国际观众，
" @! `# L9 {. b% A8 ^7 A) z商间、参展商与观众间、组织者与参展商间、观众间，商标与信息
动的、双向的。整个展会反映的是整个行业的整体发展状况，具有
0 b1 N/ V7 U( U8 q8 @: a的市场价值。它为各国提供了一个大舞台以便推销出口产品，所以
0 ?; k% F: I3 \国视为推销本国产品、出口本国产品的有效方式。简而言之，国际
是集贸易、信息、投资、服务为一体的系统的现代经济形式和社会
活动。
9 Z8 z+ d. L$ A' V" E0 c! h7 D! _    国际展览局在其公约中规定了国际展览会的标准
:20%以上
企业来自国外;20%以上的观众来自国外;20%的宣传费用的使用在国
外。符合这样的标准就可称为“国际展览会”。
# k# T/ U5 b4 z4 g    另外，通过国际展览权威机构一国际博览会联盟((UFI)认证的卜
; n% J! g6 X8 i% `展览会才能称得上重要的国际性展览会。中国取得UFI认证的展览会为
& {7 C; [0 v5 k  \% Z# U30个左右，其中，香港有17个，上海有4个半。要获得认证，需在国
* R4 O$ a7 X! Q1 b( q际参展商比例、海外观众、展览面积等指标方面达到一定标准。
    世界博览会是全球最高级的国际展览会，它不同于一般的贸易促销
和经济招商的展览会，是各国动员全国力量，全方位展示本国社会、经
; G" y1 P7 O; a; N! Q4 [济、文化成就和发展前景的最好机会。举办世界博览会，不仅能给参展
. K/ o* u6 i; b国家带来发展机遇，促进经济发展，而且能给举办国创造巨大的经济效
益和社会效益，提升举办国的知名度，促进社会的繁荣和进步。因此，
世界博览会一直是世界各国争相承办的大型国际展览会。
/ \4 Q0 E3 N: W/ G    地方展览会一般规模不大，主要是以当地观众为主。但参展企业可
8 ]2 Q2 p) C3 e! A能是这一地区以外的，甚至是国外的。地方展览会的费用相对较低，但
是观众水平并不一定低。地方展览会可以为中小企业提供与潜在客户直
- d5 P8 v' @; O5 {" h% R接接触以及与大企业进行公平竞争的机会。
0 t1 V8 c; m' Q. @% c    独家展览会是由单个公司为其产品或服务举办的展览会，独家展览
2 w% K: f( O  B) W  F6 Q0 L会的好处是公司可以自行选择展览的时间、地点和观众等。公司还可以
3 E- Q- E; h  r% Y: K: A充分发挥设计能力，制造特殊展览效果，不受常规展览会的规定和限
/ b: M4 Z' j+ W+ W9 K, X- D, X. d制，而且独家展览会的费用一般比较低。独家展览是一种迅速发展的展
+ h. k. V- n) W' V9 G% y, _览形式，它大多在酒店、宾馆内举行，一些大规模的独家展览会也在展
  Y7 E7 `0 K% Z% w* o7 ?% J5 p览馆举办。这类展览会可与研讨会、报告会、订货会等结合起来，可以
设展厅，常设展厅里除了陈列产品之外，还可以安排操作、测试，
; L4 G' b5 C4 k展览公司的历史、发展前景、
重大成就等内容。常设展厅能起到市
销、公共关系、信息交流、培训员工等作用。
    (5)按展览时间可分为定期展览和不定期展览。
- b2 ^* f6 T9 P( X5 u+ G* E5 o    定期展览会有两年一次、一年一次、一年两次、一年四次等。
不定期展览会一般视需要和条件举办，分长期和短期。长期
以是三个月、半年，甚至常设;短期展览一般不超过一个月。
    (6)按展览场地可分为固定展览和流动展览。
/ V$ z  A3 [( Q固定展览是在专用展览场馆举办，展览场馆又分为室内场馆和
场馆。室内场馆多用于展览常规展品的展览会，
超大重的展品。
    在几个地方轮流举办的展览被称做巡回展。
    流动展览是一种使用飞机、轮船、火车、
而室外场馆多用于展
拖车或组合房屋
- m' C- J* Q8 T. H: s$ N8 Y馆，在不同地点、
较长，几个星期、
或几个公司参展，
9 l- F1 A# I: B- |( ?8 E' q不同时间展出内容相同的展览会。流动展览的时间比
几个月或几年。这类展览会规模一般比较小，由一个
展品、展具轻便，内容比较单纯。
3.节事活动
    节事活动分为体育运动会、政治性或纪念性庆典和传统喜庆等几种
类型的活动，如奥运会、世界杯、国庆节、建军节和春节、端午节等。
不同的活动要采取不同的形式和礼仪，如联欢晚会、文艺晚会、舞会、
, Q& t0 i4 l; _5 |8 {3 {游园、花会、灯会、演讲会、座谈会、报告会、茶话会等。无论采用哪
种形式，举办节事活动都应注意以下一些原则:
& y5 T% G- |$ C' d3 G9 H* C    (1)活动应灵活、新颖、欢快;
    (2)尽量节省开支，防止铺张浪费;
    (3)严密组织，保证安全，防止意外;
    (4)重大活动可请有关方面领导人参加;
    (S)讲话简短、精彩;
    (6)政治性庆祝活动应注重宣传报道，以扩大影响，烘托气氛。
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