会展的构成

广义的会展包括会议(meeting) ,展览( exhibition) ,奖励旅游
+ A) r3 Q1 {! M6 z2 Z+ U) b( incentive travel program)、协刽团体组织会议(convention)和节事活
动(events) o
    狭义的会展仅包括会议和展览两部分。
1.会议
6 d; \& x4 X) j4 I6 h+ l8 V+ Z会议是指一群人为了解决某个共同的问题或以各种各样目的聚集在
一起的活动。
会议有规模大小和持续时间长短之分。会议
  S. j# {' Y2 Q几个人到上万人，
% l! |% ]" w* O0 t& H$ u0 W* u7 R而持续时间长短也是因“需”而异的
6 F1 |8 E0 ^7 E/ h' [模大小和与会者的身份不同，
会议可以简单地分为国际会议、
和国内会议。国际会议一般是指与会总人数在50名以上
; Q7 V" a4 h; ~# a9 b$ |4 W( }表占2。%以上的会议。
& F# Y' u2 C: i3 v, s    会议的具体形式有大会、年会、例会、
* h5 P* r' S5 c/ m2 v等等。
专门会议
' a0 [; @* }( T: q+ c) t. R(1)大会(assembly)。大会是指一个协会、俱乐部
: J' X4 C2 H$ J的正式全体会议。参加者以其成员为主，
策、内部选择、同意预算、财务计划等。
及地点定期举行，也有一定的会议程序。
其目的在于决定立法方
所以，大会通常在固定的时间
    (2)年会、例会(convention )。年会是会议领域最常见的字眼，
2 X0 T4 [3 z# s4 w1 }- k指就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学
或技术等领域。当今的年会通常包括一次全体会议(general session)
和几个小组会议。年会可单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周
, K1 m3 a) A' ^) K期性的，最常见的周期是一年一次。年会常有的内容是市场分析报告、
介绍新产品和筹划公司策划等。在美国，年会通常是指工商界的大型的
全国甚至国际集会，包括研讨会、商业展览或两者兼具。
' \; [. t, x0 y7 R/ s- @! X* p    (3)专门会议(conference)。专门会议几乎与年会相同，通常有
许多与会者参加讨论并参与活动。“年会”这一字眼常被贸易界用于一
般性的会议，而专门会议常常是科技界使用的术语，贸易界也使用这个
词。因此，两者没有实际意义上的区别，仅仅是用语习惯不同而已。专
$ \. n) b: S+ m; |& P; z% @门会议的议题通常涉及具体问题并就其展开讨论，可以召开小组会，也
可以只开大会。
    (4)代表会议(congress) o“代表会议”一词常被欧洲人和国际性，
# D: r, P" U. ~: |( P0 u会议使用。在性质上
，代表会议是与专门会议相类似的活动，并
& c$ w. M8 ?! r1 D3 j+ N5 C词在美国被用来指立法机构。
代表会议的与会者数量参差不齐
(5)讲座(lecture)。讲座是一种比较正式或者说组织较为
活动，通常由一位专家单独做示范，会后有时安排听众提问，讲座规模
- N* R# y9 i6 v* V. n: m的大小不定。
    (6)论坛(forum )。论坛的特点是反复深人的讨论。一般由小组
3 o8 A! _- n, B5 q3 E* U, R  ]  m! o6 r2 d组长或者演讲者来主持，与会者的身份均要求先被认可，其过程一般由
一位会议主席(moae,etor)主持，有不少听众参与其中，各种各样的
" \- J/ p( p5 d* A9 h7 V问题分别由小组组长和听众提出并讨论。两个或更多的发言人可以就各
, B; t5 ~6 d" w) }7 ^  }. x自的不同意见向听众而不是向对方进行阐述，再进行反复的讨论，最后
0 C' }' ~4 q4 v2 O3 ~; {由会议主席下结论。
    (7)专题学术讨论会(symposium)。专题学术讨论会是由某一领
域内的专家组成的集会，他们就某一特定主题请专家发表论文，并共同
$ e; @: j- Z+ L+ J% }0 l; d就问题加以讨论并提出建议。专题学术讨论会与论坛相类似，参与人数
较多，会期在2-3天左右，进行方式比论坛更为正规。专题学术讨论
会的典型特点是一些个人或者专门小组要做示范讲解，一定数量的听众
7 @+ [- r7 M2 [* ?& Q  A会参与讨论，但是相对论坛而言，会议中较少有与会者进行观点和意见
' }3 c/ n9 w! n# X* u' Z) n的交流。
    (8)研讨会(seminar)。指一群(10-15位)具有不同技术但有
% j2 j% x# w" s: a% I: D/ V共同特定兴趣的专家，借一次或一系列的集会来达到训练或学习目的的
进修会。与其他类型的会议相比，研讨会通常有充分的参与性，在这一
3 }2 I6 w- j( Q9 v点上，与那种有一个或更多个主讲人站在讲台上向听众示范的模式非常
% C& J; |2 o. K% L不同，它是由一位主持人(discussion leader)协调各方，这种模式适用
0 A) ?! G; \. F8 T( ?于相对小型的团体。
% ^9 z* f1 }. K# N(9)讨论会(workshop)。讨论会要求各小组参加全体会议，就专
项问题或任务进行讨论，参加者互相互练，交流知识，技能以及对问题
的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来，
  r" C$ a  G* u& m. j* f4 R( {通常被用来进行技能培训和训练。
    (11 )讨论分析会(clinic)。讨论分析会常用于培训项目，就某一
* V1 O. G( j/ v9 H6 D7 c课题进行指导和操练，其形式基本以小组为主。
4 o3 e+ A& T5 @( y    (11)静修会(retreat )。静修会通常是小型会议，一般在边远地区
召开，其目的要么是为了增进了解和友谊，要么是集中进行策划工作，
1 w1 u% Q- t/ G4 S要么纯粹为“寻找清净”。
" H* N& a6 m1 x' M* K: z0 q8 r9 l    (12)座谈(panel discussion)。由一位会议主席主持，另由
  }0 }& m% B& f# f% A% w专家为小组成员(panelist)针对专门课题提出观点进行座谈。
# Q: w1 a4 h$ z( r/ o员之间、主要发言人与组员之间都要进行讨论。
2.展览会
    展览会，有时简称展览，它是一种具有一定规模、定期在固定场所
+ ^. P4 {5 S. S- ~! K举办、参会人员来自不同地方的有组织的商业聚会。
! D& o- z- X& q    展览会根据展览目的的不同大致可分为非营利性展览会和商业性展
览会。非营利性展览会最大的特点是展示和信息交流，不进行交易。商
业性展览会最大的特点就是在最短的时间和最小的空间里，用最少的成
5 C/ o1 m2 b+ K, R; J, n本做最大的生意。
, _/ Y" \; u7 M% v4 o    商业性展览会又可以根据展览的内容、展览的性质、所属的行业、
# j& L* [) D8 E( z, W; l, }: \* j  O开放对象以及展览规模、时间、地点等不同
，分为如下各类:
' A7 @2 W8 @" w) h(1)根据展览内容不同，可分为综合展览会和专业展览会。
" r; \& y6 t  V# T& Z2 [    综合展览会是指向专业公众开放、以展示和交易多种行业和产品为
内容的展览会。如我国每年4月和10月在广州举办的“中国出口商品
交易会”(简称“广交会，’)和每年3月初在上海举办的“华东进出口
4 [" G6 p! G, K* T+ x, h商品交易会”(简称“华交会”)。这类展览会既展出工业品，也展出消
费品;既吸引工商业人士，也吸引消费者。这种大型综合展览会能比较
全面地反映经济或工业的发展状况及实力，又有良好的展览经济效应和
地方经济效应。因此，地方政府、展览公司、展览场馆都希望举办这种
" s1 {( X3 r2 F! u0 w, r. k; h大型综合展览会。专业展览会是指一般向某一行业的专业观众开放、以
0 ]9 l& ]2 m! j1 K  T1 d一个或多个相关的行业为主题、展示与交易并重的展览会，如每年春季
# \6 O% w) S! f2 X+ f在上海举办的“上海国际汽车工业展览会”(简称“上海国际汽车
展”)。专业展览会的最大特点是常常会举办各种讨论会、报告会，用
以介绍新产品、新技术等。
    (2)根据开放对象不同，可分为贸易展览和消费者展览。
    贸易展览是针对行业开放的展览。具体来讲，它是为产业即制造
; S/ h" d6 v$ _5 m8 C3 N业、商业等行业举办的展览，展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。
贸易展览只向某些特定行业的公司开放，而不面向公众
6 y$ ~7 Z) J/ ?! l) x- s  v在批发业务上，所以参展商主要是中间商或批发商，参观者必须在登记
/ m; a  [% C8 U3 S9 e& A& N8 h0 i* [时证明自己的准人资格。他们通常是某一行业或商业协会的成员，_并必。
须出示该行业的职业身份证明。卜
7 k. f; M4 c- a7 m! n    贸易展览平均每年或每半年召开一次，持续3-4天(有时也会延
长至7一天)，通常同时召开会议，举办的日期、地点相对稳定，有规
) e9 U- Z' S+ N6 |) r) V6 Y) l5 K律。一些效益好、名气大的展览会的举办计划往往会排到几年以后，一申
* z" i; p; U- J# G& Q请参展需要排队等候。贸易展览会限制参展企业的行业，不对口的公司
4 `( s. Y% n8 {( I一般不允许参加展览。参展企业可以是行业内的制造商、贸易商、批发
商、经销商、代理商或咨询服务公司，参观者主要是对口的贸易公司人
员。贸易展览会的组织者大都是经过挑选并经过特殊途径(直接发函
: Y# q' y6 u; k# g" o0 v' j等)邀请来的目标观众，他们通过登记入场，一般不接待公众参观，
重视观众的质量。贸易展览会的优势是观众对口、推销成本低，宣传影
. S; f' e: O* ]3 o8 C' y9 p/ y响大、接近市场等。贸易展览会的成功举办需要明确的目的、有效的计
划和科学的管理。
: a( m) [2 ]6 M' r- x$ b    消费者展览是对公众开放的展览。参观者支付人场费用，参展商
直接向公众出售产品。消费者展览基本上都展出消费品，目的主要是
- t' f5 k1 |6 c5 @+ K4 ^直接销售，因此，这是一种零售交易。这种展览代表了以消费者为导
向的公司日益增长的市场，参观者可以直接将所购产品带回家。公司
在展览的同时推出新产品，并努力提高公司的知名度，这已经成为一
种趋势。大多数消费者展览都在周末举行，持续3-4天(如周四开
3 L0 _/ f- q; B$ G4 q3 I始，周末结束)。
8 L9 h& `, ^' E5 f    常见的消费者展览包括家庭花园用具、船艇、鲜花和汽车展览。大
型商品如船艇、汽车等往往需要更多时间来准备和撤除，一般3--4夫
准备，2-7天撤除，而小型展览只需1天准备，1天撤除。-
6 u) M# b! M6 @2 g  ^(3)根据展览内容划分，有横向展览和纵向展览之分。
3 I( f, M" y) A横向展览强调所有产品来自同一行业。例如五金展览中，
陈列的
钉、锤、园艺工具、电器、篱笆、割草机等，
广一些，如食品及录像机租赁、摩托车机油、
而杂货展览包含的
+ x; U/ N$ ]) h6 L/ z" d/ J8 V食品加工器具、针织品，
  [# q( c3 d" `5 R4 C化妆品等。
' N, y2 u' L- Y, G" t    横向展览的优点在于:①参观者可以选购品种繁多、覆盖面广的粼
5 r1 u- Z1 j6 e6 H品;②一般情况下由于可以出售最多的摊位，利润较高;③参观者更到
: x* T) n1 E8 P; l6 v9 }! a, \样，数量大;④横向展览往往是一年中某一行业最重要的和最大的
展览。
) r% X; d. I  N( J  u: m% w    横向展览的缺点在于:①面对过多产品消费者可能会不知所措，特
别是在布局不当或缺乏良好组织的情况下;②规模过大，许多参观者因
疲劳而可能放弃参观所有产品;③尽管参展商数量庞大，但某一类型产
9 O! W( U- e) @8 ?品数量可能较少，消费者难以就某种产品做比较。
( s: G5 F) D* r; i/ x. |* ?    纵向展览强调具体行业的某一产品，如金属器具展销可能只提供钉万
子和锤子，但会展出各种类型的钉子和锤子以及相关的产品;而对于纵二
向的杂货展览来说，也许只展览水果。
* U+ w/ O5 I/ j1 w  e; n& R    纵向展览的优点为:①参观者可对多家公司及同种产品做比较;②’、
规模较小，便于参观，顾客可以参观完全部产品且不易因产品过多而感_
" y5 T0 ^* F2 M3 K到困惑。
8 k$ _: l, c* G) X, X# m/ J( E3 P    纵向展览的缺点为:①产品种类有限，只吸引较少参观者;②业务
3 F' B" j6 v  Q+ R* k$ `量小，摊位出售少，产品销售少，利润也少。
" o8 U/ N6 r9 [    (4)根据展览规模可分为国际、国家、地区、地方展，以及单个
$ r9 p+ ^, C' [, k8 ~公司的独家展。
  这里的规模是指参展企业和参观者的代表区域规模而不是展览场地
规模。不同规模的展览有不同的特色和优势。少笼‘
8 Q9 [# z- z2 ^国际展览，通常被称做交易会(trade shows)，它是在固定的
规定日期和期限内举行的由若干国内外参展商参与的展览会，一
内展览持续的时间要长。它不仅有国际参展商，还有国际观众，
- C5 X" n+ |) i( e  k6 X7 |& h商间、参展商与观众间、组织者与参展商间、观众间，商标与信息
/ s/ c5 }, L9 e8 q( y动的、双向的。整个展会反映的是整个行业的整体发展状况，具有
, q2 {5 o! F& Z: w的市场价值。它为各国提供了一个大舞台以便推销出口产品，所以
4 T/ v  }$ w$ E( w# J! @& X国视为推销本国产品、出口本国产品的有效方式。简而言之，国际
8 `& a; V6 p* L$ e' i- s, y. t是集贸易、信息、投资、服务为一体的系统的现代经济形式和社会
' f+ S0 J* Y: M0 j活动。
    国际展览局在其公约中规定了国际展览会的标准
:20%以上
2 v' }: Q& b5 C0 {  N2 S6 z企业来自国外;20%以上的观众来自国外;20%的宣传费用的使用在国
外。符合这样的标准就可称为“国际展览会”。
    另外，通过国际展览权威机构一国际博览会联盟((UFI)认证的卜
  E) [0 ~6 t, s: d) `9 L6 ^展览会才能称得上重要的国际性展览会。中国取得UFI认证的展览会为
6 O; e: n7 ]8 O3 \3 l* n# o" L30个左右，其中，香港有17个，上海有4个半。要获得认证，需在国
/ Q9 q9 u- j/ x% i' {际参展商比例、海外观众、展览面积等指标方面达到一定标准。
& [- n: F( W4 K  C    世界博览会是全球最高级的国际展览会，它不同于一般的贸易促销
5 m7 U  S3 z9 K5 A/ h! ^和经济招商的展览会，是各国动员全国力量，全方位展示本国社会、经
济、文化成就和发展前景的最好机会。举办世界博览会，不仅能给参展
国家带来发展机遇，促进经济发展，而且能给举办国创造巨大的经济效
益和社会效益，提升举办国的知名度，促进社会的繁荣和进步。因此，
世界博览会一直是世界各国争相承办的大型国际展览会。
1 d2 n! O- ~* B0 X5 P6 V: Y: D- P    地方展览会一般规模不大，主要是以当地观众为主。但参展企业可
$ x) z5 L( [5 ~8 W! X能是这一地区以外的，甚至是国外的。地方展览会的费用相对较低，但
是观众水平并不一定低。地方展览会可以为中小企业提供与潜在客户直
' g' Y. F3 c# \, W: L( @接接触以及与大企业进行公平竞争的机会。
6 f/ s! r  {+ J' Q4 ]    独家展览会是由单个公司为其产品或服务举办的展览会，独家展览
会的好处是公司可以自行选择展览的时间、地点和观众等。公司还可以
) c8 l: P( U8 c, H6 v" o充分发挥设计能力，制造特殊展览效果，不受常规展览会的规定和限
制，而且独家展览会的费用一般比较低。独家展览是一种迅速发展的展
览形式，它大多在酒店、宾馆内举行，一些大规模的独家展览会也在展
览馆举办。这类展览会可与研讨会、报告会、订货会等结合起来，可以
设展厅，常设展厅里除了陈列产品之外，还可以安排操作、测试，
% O4 _0 y4 o4 H9 p, p展览公司的历史、发展前景、
4 \% X4 U2 P/ {8 d2 S$ J* @重大成就等内容。常设展厅能起到市
1 ?+ L, P: ?- m, I3 X* H销、公共关系、信息交流、培训员工等作用。
    (5)按展览时间可分为定期展览和不定期展览。
    定期展览会有两年一次、一年一次、一年两次、一年四次等。
3 S0 X0 H2 G! a! d不定期展览会一般视需要和条件举办，分长期和短期。长期
以是三个月、半年，甚至常设;短期展览一般不超过一个月。
    (6)按展览场地可分为固定展览和流动展览。
1 k0 W7 ~6 _+ N& G固定展览是在专用展览场馆举办，展览场馆又分为室内场馆和
场馆。室内场馆多用于展览常规展品的展览会，
超大重的展品。
    在几个地方轮流举办的展览被称做巡回展。
    流动展览是一种使用飞机、轮船、火车、
而室外场馆多用于展
, c# o( |1 u2 ?& u7 W1 n" ]拖车或组合房屋
9 f' F' @# h( J( d馆，在不同地点、
: O$ o4 s) [& e较长，几个星期、
或几个公司参展，
7 `# u7 |: X- O/ J2 T, ?/ G不同时间展出内容相同的展览会。流动展览的时间比
几个月或几年。这类展览会规模一般比较小，由一个
展品、展具轻便，内容比较单纯。
3.节事活动
4 i& W8 _6 f% t; L, U8 l    节事活动分为体育运动会、政治性或纪念性庆典和传统喜庆等几种
' i  M/ }" f  j类型的活动，如奥运会、世界杯、国庆节、建军节和春节、端午节等。
. c9 X0 N, s1 g; w不同的活动要采取不同的形式和礼仪，如联欢晚会、文艺晚会、舞会、
( ^4 a5 j, O$ a5 c游园、花会、灯会、演讲会、座谈会、报告会、茶话会等。无论采用哪
种形式，举办节事活动都应注意以下一些原则:
8 q, t% _  K$ q; V) f2 D    (1)活动应灵活、新颖、欢快;
    (2)尽量节省开支，防止铺张浪费;
    (3)严密组织，保证安全，防止意外;
    (4)重大活动可请有关方面领导人参加;
" u4 e6 @* A7 x* o3 P- E# A    (S)讲话简短、精彩;
  s4 r( v! N" ~: \  j    (6)政治性庆祝活动应注重宣传报道，以扩大影响，烘托气氛。