会展的构成

广义的会展包括会议(meeting) ,展览( exhibition) ,奖励旅游
( incentive travel program)、协刽团体组织会议(convention)和节事活
动(events) o
    狭义的会展仅包括会议和展览两部分。
4 m* L3 M+ O, u* C* X+ k+ P1.会议
会议是指一群人为了解决某个共同的问题或以各种各样目的聚集在
, b* _% S0 U% L" x; }一起的活动。
& P1 ?) G9 g6 ?会议有规模大小和持续时间长短之分。会议
几个人到上万人，
而持续时间长短也是因“需”而异的
$ y+ `# y3 B& H8 R5 g模大小和与会者的身份不同，
. o# e; `# j& H! E1 j会议可以简单地分为国际会议、
和国内会议。国际会议一般是指与会总人数在50名以上
表占2。%以上的会议。
; ]6 _! q1 B9 A6 w) R. k, T    会议的具体形式有大会、年会、例会、
6 z9 W8 X$ V8 q+ ?" Y等等。
专门会议
4 _: \" C( G; o: n3 O(1)大会(assembly)。大会是指一个协会、俱乐部
! x( c3 r1 M) g' B0 ^0 }& t6 M1 F的正式全体会议。参加者以其成员为主，
) ~$ A- k. K0 r1 E' {2 @$ N策、内部选择、同意预算、财务计划等。
8 @0 N4 H: ?0 G' Q$ J及地点定期举行，也有一定的会议程序。
9 F2 v( [/ c! i4 e/ g其目的在于决定立法方
所以，大会通常在固定的时间
" f7 s( b1 E8 u$ K    (2)年会、例会(convention )。年会是会议领域最常见的字眼，
% u! a! v, D( j( K指就某一特定的议题展开讨论的聚会，议题可以涉及政治、贸易、科学
: Y5 o4 s) ~6 l+ n0 M或技术等领域。当今的年会通常包括一次全体会议(general session)
和几个小组会议。年会可单独召开，也可以附带展示会。多数年会是周
/ y! G8 B5 W( u  U5 U! d" A期性的，最常见的周期是一年一次。年会常有的内容是市场分析报告、
! N/ h4 u# g9 l& k: B% w! ^介绍新产品和筹划公司策划等。在美国，年会通常是指工商界的大型的
全国甚至国际集会，包括研讨会、商业展览或两者兼具。
    (3)专门会议(conference)。专门会议几乎与年会相同，通常有
许多与会者参加讨论并参与活动。“年会”这一字眼常被贸易界用于一
般性的会议，而专门会议常常是科技界使用的术语，贸易界也使用这个
& s0 P* }/ L1 u6 W1 g* Q词。因此，两者没有实际意义上的区别，仅仅是用语习惯不同而已。专
门会议的议题通常涉及具体问题并就其展开讨论，可以召开小组会，也
. A# a  J0 R" ^7 M! c可以只开大会。
* b  Q7 c: I1 F' ?! x6 j) j    (4)代表会议(congress) o“代表会议”一词常被欧洲人和国际性，
1 _( R+ W2 O8 Q# K3 I会议使用。在性质上
+ s, S2 O" O( c8 u: \! m0 d，代表会议是与专门会议相类似的活动，并
2 {  m: L6 K3 m) b, s6 P7 z词在美国被用来指立法机构。
代表会议的与会者数量参差不齐
(5)讲座(lecture)。讲座是一种比较正式或者说组织较为
活动，通常由一位专家单独做示范，会后有时安排听众提问，讲座规模
5 H0 @8 l; J1 n的大小不定。
# @) P  w! L% [# a1 t7 N* C    (6)论坛(forum )。论坛的特点是反复深人的讨论。一般由小组
: p, H* k/ t  H4 |5 e组长或者演讲者来主持，与会者的身份均要求先被认可，其过程一般由
8 |/ p* M1 j' D' e/ T( o一位会议主席(moae,etor)主持，有不少听众参与其中，各种各样的
问题分别由小组组长和听众提出并讨论。两个或更多的发言人可以就各
& g+ n( o- E! Q% C" W自的不同意见向听众而不是向对方进行阐述，再进行反复的讨论，最后
由会议主席下结论。
    (7)专题学术讨论会(symposium)。专题学术讨论会是由某一领
域内的专家组成的集会，他们就某一特定主题请专家发表论文，并共同
7 P  I0 j/ z* I$ c( j; P  H就问题加以讨论并提出建议。专题学术讨论会与论坛相类似，参与人数
; M% p. }# n3 f+ n: c9 q$ Y较多，会期在2-3天左右，进行方式比论坛更为正规。专题学术讨论
会的典型特点是一些个人或者专门小组要做示范讲解，一定数量的听众
* C7 n+ [$ K: ^8 l8 `  p会参与讨论，但是相对论坛而言，会议中较少有与会者进行观点和意见
的交流。
/ q* Z7 z/ {, n- M! i    (8)研讨会(seminar)。指一群(10-15位)具有不同技术但有
8 w3 V3 H; D! J$ o. @共同特定兴趣的专家，借一次或一系列的集会来达到训练或学习目的的
7 w; D& c! [- n! G进修会。与其他类型的会议相比，研讨会通常有充分的参与性，在这一
* h  {8 y+ F( q8 y+ m" z) j* M点上，与那种有一个或更多个主讲人站在讲台上向听众示范的模式非常
7 a+ z, {3 v3 f5 {3 ~6 J+ L( {+ [不同，它是由一位主持人(discussion leader)协调各方，这种模式适用
- V6 }0 i! m# B- d; ~* q. e: ]) k于相对小型的团体。
: B3 q$ C2 a7 Z) s; R$ c(9)讨论会(workshop)。讨论会要求各小组参加全体会议，就专
项问题或任务进行讨论，参加者互相互练，交流知识，技能以及对问题
" J8 ?7 c/ [( Y; N的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来，
0 B5 E1 O* D: j/ _通常被用来进行技能培训和训练。
    (11 )讨论分析会(clinic)。讨论分析会常用于培训项目，就某一
课题进行指导和操练，其形式基本以小组为主。
0 X- `0 g% Y0 W3 y, B) F    (11)静修会(retreat )。静修会通常是小型会议，一般在边远地区
2 i& b0 ~: }' E) L. |' P召开，其目的要么是为了增进了解和友谊，要么是集中进行策划工作，
要么纯粹为“寻找清净”。
    (12)座谈(panel discussion)。由一位会议主席主持，另由
专家为小组成员(panelist)针对专门课题提出观点进行座谈。
员之间、主要发言人与组员之间都要进行讨论。
2.展览会
6 w* L9 O6 E$ v- g0 Q1 ?7 {0 w" c    展览会，有时简称展览，它是一种具有一定规模、定期在固定场所
举办、参会人员来自不同地方的有组织的商业聚会。
5 Y% z8 l' q  }5 K    展览会根据展览目的的不同大致可分为非营利性展览会和商业性展
览会。非营利性展览会最大的特点是展示和信息交流，不进行交易。商
% j( F: B# |7 N3 H5 P" X业性展览会最大的特点就是在最短的时间和最小的空间里，用最少的成
/ b, q' @- d0 w: F本做最大的生意。
) r0 s  D+ G2 X9 _: B6 r& E7 Y* f    商业性展览会又可以根据展览的内容、展览的性质、所属的行业、
开放对象以及展览规模、时间、地点等不同
- {) S: O1 C6 w2 T; ~，分为如下各类:
(1)根据展览内容不同，可分为综合展览会和专业展览会。
9 f0 u6 X2 N6 z1 o+ r; C    综合展览会是指向专业公众开放、以展示和交易多种行业和产品为
* K4 @- a! M2 }0 ?, T9 f, j! ~* r; G9 a内容的展览会。如我国每年4月和10月在广州举办的“中国出口商品
% R! L2 @* U0 O/ `. Q2 G交易会”(简称“广交会，’)和每年3月初在上海举办的“华东进出口
商品交易会”(简称“华交会”)。这类展览会既展出工业品，也展出消
费品;既吸引工商业人士，也吸引消费者。这种大型综合展览会能比较
" s7 J5 g/ o) B3 ?% ^1 Z全面地反映经济或工业的发展状况及实力，又有良好的展览经济效应和
地方经济效应。因此，地方政府、展览公司、展览场馆都希望举办这种
8 j4 T9 ]1 g+ z大型综合展览会。专业展览会是指一般向某一行业的专业观众开放、以
. C/ r5 s" o- u7 r" H' x8 I一个或多个相关的行业为主题、展示与交易并重的展览会，如每年春季
* M( r$ m# b. ?在上海举办的“上海国际汽车工业展览会”(简称“上海国际汽车
展”)。专业展览会的最大特点是常常会举办各种讨论会、报告会，用
- W0 f' |! }2 O, X4 @以介绍新产品、新技术等。
    (2)根据开放对象不同，可分为贸易展览和消费者展览。
$ Q/ P, z3 ?2 A. k6 m    贸易展览是针对行业开放的展览。具体来讲，它是为产业即制造
5 Q% h5 w/ B# y2 B4 T4 p  o业、商业等行业举办的展览，展览的主要目的是交流信息、洽谈贸易。
贸易展览只向某些特定行业的公司开放，而不面向公众
/ l( g; u6 o9 Y6 h$ J! v  s在批发业务上，所以参展商主要是中间商或批发商，参观者必须在登记
# e* e2 a! ?: e2 N% E  y- \时证明自己的准人资格。他们通常是某一行业或商业协会的成员，_并必。
& W* X( M, q7 o& m须出示该行业的职业身份证明。卜
    贸易展览平均每年或每半年召开一次，持续3-4天(有时也会延
6 ~- o8 Q6 x! r/ b7 v5 W长至7一天)，通常同时召开会议，举办的日期、地点相对稳定，有规
律。一些效益好、名气大的展览会的举办计划往往会排到几年以后，一申
请参展需要排队等候。贸易展览会限制参展企业的行业，不对口的公司
7 m  E; O/ Z. m- M( u一般不允许参加展览。参展企业可以是行业内的制造商、贸易商、批发
1 `8 a# h# e% E' \' y( f( T商、经销商、代理商或咨询服务公司，参观者主要是对口的贸易公司人
员。贸易展览会的组织者大都是经过挑选并经过特殊途径(直接发函
6 z  l$ g0 @: X等)邀请来的目标观众，他们通过登记入场，一般不接待公众参观，
重视观众的质量。贸易展览会的优势是观众对口、推销成本低，宣传影
9 K8 u. _9 X* ]* P8 }, H响大、接近市场等。贸易展览会的成功举办需要明确的目的、有效的计
  A) N' U: x4 x* }0 F# p划和科学的管理。
; p6 [  q) Z  Y- R9 c    消费者展览是对公众开放的展览。参观者支付人场费用，参展商
直接向公众出售产品。消费者展览基本上都展出消费品，目的主要是
直接销售，因此，这是一种零售交易。这种展览代表了以消费者为导
向的公司日益增长的市场，参观者可以直接将所购产品带回家。公司
$ \5 ^& M" t. P( X4 ]; y) J在展览的同时推出新产品，并努力提高公司的知名度，这已经成为一
种趋势。大多数消费者展览都在周末举行，持续3-4天(如周四开
: p) S1 @  e) S/ p* F' C: R4 B, [始，周末结束)。
/ f7 }$ e% _2 I* G3 g. L2 D    常见的消费者展览包括家庭花园用具、船艇、鲜花和汽车展览。大
型商品如船艇、汽车等往往需要更多时间来准备和撤除，一般3--4夫
准备，2-7天撤除，而小型展览只需1天准备，1天撤除。-
+ \& Q8 V8 @  n$ x/ W2 I$ ]- w(3)根据展览内容划分，有横向展览和纵向展览之分。
) g. ]* ]: T- {8 K" _+ r; G" D横向展览强调所有产品来自同一行业。例如五金展览中，
# k" M$ J& t% Q陈列的
7 X2 F' R  P9 M! g2 L6 D9 ]  `% G钉、锤、园艺工具、电器、篱笆、割草机等，
6 m3 Y. ~1 C$ B, b- g广一些，如食品及录像机租赁、摩托车机油、
* h, W. J/ }% B" \5 T而杂货展览包含的
食品加工器具、针织品，
% m, T% Z9 g3 n+ X+ }. X/ e+ x; H化妆品等。
' Z9 g9 ]6 F8 J& t2 l0 G  }% ^0 v3 c    横向展览的优点在于:①参观者可以选购品种繁多、覆盖面广的粼
品;②一般情况下由于可以出售最多的摊位，利润较高;③参观者更到
样，数量大;④横向展览往往是一年中某一行业最重要的和最大的
/ ?- _" A1 N8 x9 ?) G) w$ q展览。
    横向展览的缺点在于:①面对过多产品消费者可能会不知所措，特
别是在布局不当或缺乏良好组织的情况下;②规模过大，许多参观者因
疲劳而可能放弃参观所有产品;③尽管参展商数量庞大，但某一类型产
品数量可能较少，消费者难以就某种产品做比较。
) F! O5 j- U+ ]# z4 |  ]) _    纵向展览强调具体行业的某一产品，如金属器具展销可能只提供钉万
2 V4 G: y' U" B/ @6 W' D1 U4 o3 v& |子和锤子，但会展出各种类型的钉子和锤子以及相关的产品;而对于纵二
6 J8 K* N' r, v向的杂货展览来说，也许只展览水果。
    纵向展览的优点为:①参观者可对多家公司及同种产品做比较;②’、
2 s: ?2 B* k+ M0 b. e  I规模较小，便于参观，顾客可以参观完全部产品且不易因产品过多而感_
' b8 y2 n  ]- K8 f! N" v* q5 ]到困惑。
; ~+ q0 T3 \* L* D    纵向展览的缺点为:①产品种类有限，只吸引较少参观者;②业务
2 N  i- N* M- o$ b3 D- z量小，摊位出售少，产品销售少，利润也少。
$ H+ i6 F( B& |0 b- T    (4)根据展览规模可分为国际、国家、地区、地方展，以及单个
公司的独家展。
! |4 J3 {4 k* U1 e% [+ e  这里的规模是指参展企业和参观者的代表区域规模而不是展览场地
+ C% U1 s0 S4 s% O0 l2 d规模。不同规模的展览有不同的特色和优势。少笼‘
( Q# S! o& G+ ^2 e. k! h4 p国际展览，通常被称做交易会(trade shows)，它是在固定的
! z! e$ a% k6 W$ ?' N规定日期和期限内举行的由若干国内外参展商参与的展览会，一
6 s0 b% _; T0 d( ?+ \内展览持续的时间要长。它不仅有国际参展商，还有国际观众，
商间、参展商与观众间、组织者与参展商间、观众间，商标与信息
7 b0 @6 P4 O4 {- p4 `动的、双向的。整个展会反映的是整个行业的整体发展状况，具有
6 z6 i) s4 V/ @" K的市场价值。它为各国提供了一个大舞台以便推销出口产品，所以
0 u( y( O) t: ~, O. x国视为推销本国产品、出口本国产品的有效方式。简而言之，国际
8 G1 G& a: z* J/ C8 Y是集贸易、信息、投资、服务为一体的系统的现代经济形式和社会
活动。
0 y# k9 z4 a  i/ s7 z  \; R    国际展览局在其公约中规定了国际展览会的标准
:20%以上
企业来自国外;20%以上的观众来自国外;20%的宣传费用的使用在国
外。符合这样的标准就可称为“国际展览会”。
    另外，通过国际展览权威机构一国际博览会联盟((UFI)认证的卜
8 b) W# K" ?: E$ d5 z' [8 b5 w展览会才能称得上重要的国际性展览会。中国取得UFI认证的展览会为
7 V* J9 ~- S7 G30个左右，其中，香港有17个，上海有4个半。要获得认证，需在国
0 z! t  M# h9 P" _" M. Z际参展商比例、海外观众、展览面积等指标方面达到一定标准。
! s# A" i3 C% _    世界博览会是全球最高级的国际展览会，它不同于一般的贸易促销
和经济招商的展览会，是各国动员全国力量，全方位展示本国社会、经
济、文化成就和发展前景的最好机会。举办世界博览会，不仅能给参展
国家带来发展机遇，促进经济发展，而且能给举办国创造巨大的经济效
益和社会效益，提升举办国的知名度，促进社会的繁荣和进步。因此，
/ g8 {1 F2 |' F+ c世界博览会一直是世界各国争相承办的大型国际展览会。
    地方展览会一般规模不大，主要是以当地观众为主。但参展企业可
( j; X8 Z7 x- j3 g能是这一地区以外的，甚至是国外的。地方展览会的费用相对较低，但
是观众水平并不一定低。地方展览会可以为中小企业提供与潜在客户直
9 K8 R! }. N4 I! x接接触以及与大企业进行公平竞争的机会。
0 q& |, C0 H1 V- H. J' L( R% ~    独家展览会是由单个公司为其产品或服务举办的展览会，独家展览
会的好处是公司可以自行选择展览的时间、地点和观众等。公司还可以
充分发挥设计能力，制造特殊展览效果，不受常规展览会的规定和限
! m( u6 D# T! l+ w6 C& L/ W# T) Y制，而且独家展览会的费用一般比较低。独家展览是一种迅速发展的展
. }8 \$ W. M7 P- ~: A) K览形式，它大多在酒店、宾馆内举行，一些大规模的独家展览会也在展
览馆举办。这类展览会可与研讨会、报告会、订货会等结合起来，可以
# \; l! ^. ?" r7 z0 ?设展厅，常设展厅里除了陈列产品之外，还可以安排操作、测试，
) }; o" i0 C* y' f+ N) c9 L9 W9 X展览公司的历史、发展前景、
重大成就等内容。常设展厅能起到市
9 {( c# g# l3 V1 i7 Z; k8 l+ ?: A销、公共关系、信息交流、培训员工等作用。
3 Q. l7 u8 b8 ?1 D! m    (5)按展览时间可分为定期展览和不定期展览。
- e( e+ F$ X  E: K    定期展览会有两年一次、一年一次、一年两次、一年四次等。
; _. e( O; f4 Q1 z7 |" {4 {5 q& ?不定期展览会一般视需要和条件举办，分长期和短期。长期
以是三个月、半年，甚至常设;短期展览一般不超过一个月。
) k% e1 |: A0 z  w+ U+ B    (6)按展览场地可分为固定展览和流动展览。
+ A( {; a9 X. o- N. E固定展览是在专用展览场馆举办，展览场馆又分为室内场馆和
场馆。室内场馆多用于展览常规展品的展览会，
超大重的展品。
( n4 p* F7 [: ~! V9 f    在几个地方轮流举办的展览被称做巡回展。
    流动展览是一种使用飞机、轮船、火车、
而室外场馆多用于展
; g6 e8 H" z7 Y" c" f6 D拖车或组合房屋
/ a; }+ X& f; i( J$ o  \! k馆，在不同地点、
较长，几个星期、
( x, q* s+ j3 Q: q* c' o或几个公司参展，
& W4 A2 H# _" p( N& g不同时间展出内容相同的展览会。流动展览的时间比
0 p/ C. J: l$ m* e- }几个月或几年。这类展览会规模一般比较小，由一个
展品、展具轻便，内容比较单纯。
3.节事活动
" K) \* s8 J6 V9 Q: H5 w* k0 M! l    节事活动分为体育运动会、政治性或纪念性庆典和传统喜庆等几种
类型的活动，如奥运会、世界杯、国庆节、建军节和春节、端午节等。
不同的活动要采取不同的形式和礼仪，如联欢晚会、文艺晚会、舞会、
游园、花会、灯会、演讲会、座谈会、报告会、茶话会等。无论采用哪
种形式，举办节事活动都应注意以下一些原则:
    (1)活动应灵活、新颖、欢快;
    (2)尽量节省开支，防止铺张浪费;
% c4 i/ Y  [8 [0 ^4 T. }6 b9 v    (3)严密组织，保证安全，防止意外;
    (4)重大活动可请有关方面领导人参加;
4 _! C$ d% V% [# @2 W6 B    (S)讲话简短、精彩;
, v$ `, W6 @* K* E* q    (6)政治性庆祝活动应注重宣传报道，以扩大影响，烘托气氛。