当展览会项目报经有关部门批准以后，即可进人筹备阶段，其主要工作包括展位设计、指定展位承建商、编制展区清洁和保安计划、安排展会运输代理服务、落实展会旅游代理和接待服务、编制《参展商手册》和进行展会网络营销等。​

展位设计

    1.展位设计。展览会要办出特色，办出新意，对展位的设计提出了更高的要求。据有关资料统计显示，过半数的买家在展览会现场逗留的时间不超过8小时，在如此短暂的时间内，要在众多的商家中脱颖而出吸引买家的注意，除了产品质量过硬、设计新颖之外，别出心裁的展位设计也是吸引买家眼球的方式之一。对于参展商来说，要对展位的设计予以充分重视，按照展会的主题、内容，精心策划和布置展位，以满足参展商的各种需要。   

展位承建商

    2.指定专门的展位承建商。展位的搭建是一项专业性很强的工作，也是一项关系到展览会形象和声誉的重要工作，所以展会的主办者应指定承建商，把这项工作交给专门的一家或多家承建商来完成，可以通过招标、专家推荐等方式来具体选定承建商。

 展区清洁和保安计划

    3.制订展区清洁和保安计划。一个展览会从筹办进场起到撤场为止，都有清洁和保安的需要。良好的后勤清洁服务可以使参展商和观众在干净、整洁的环境进行交易，而严密的保安工作更是确保展览会有序进行的保障。所以在举办展览会时，要制定详尽的清洁和保安计划，以确保展览会场的整洁以及杜绝重大安全事故的发生。

安排运输代理服务

    4.安排运输代理服务。主办方联系具有相应资格的物流公司进场设点，提供展品以及展位材料等通关、运输、装卸等服务。

旅游代理和接待服务

    5.落实旅游代理和接待服务。由主办方联系有资质的旅游公司进场设点，提供参展商需要的住宿、饮食、旅游等接待服务。

参展商手册

    6.编制《参展商手册》。将凡是需要参展商知晓的展会规定、办事程序、承办单位等资讯，都编人小册子之中，发给每位参展商。